Coordinateur général événementiel

Secteur de tutelle : Division des conférences, des langues et des documents (CLD)

Lieu d'affectation: Paris

 Classification of duty station:[[filter12]]

Standard Duration of Assignment: [[filter13]]

Catégorie d'emplois: Soutien administratif général

Type de contrat : Personnel non permanent (renouvelable)

Grade : Level 3

Rémunération brut : entre 33K€ et 37K€ brut annuel

Durée du contrat : De 7 à 11 mois

Recrutement ouvert à : Candidats externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 02/05/2025

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Sous l’autorité et la supervision du responsable de l’unité de coordination des événements, le Coordinateur général événementiel assure la coordination matérielle et technique des événements organisés au Siège de l’UNESCO, en présentiel, en ligne ou en format hybride.

Il/elle veille à la bonne planification, à l'exécution opérationnelle et au suivi technique des conférences, expositions, cérémonies et autres formats événementiels, en lien étroit avec les organisateurs, les prestataires, les services techniques internes et les autres membres de l’équipe de coordination des événements.

Dans ce contexte, le Coordinateur général événementiel  sera chargé de :
- Coordination des événements en prenant en compte les besoins des organisateurs et en recherchant des solutions adaptées
- Documentation du processus de coordination. Rédiger les comptes rendus de réunion et formaliser les demandes de changement
- Respect des délais internes en transmettant les fiches techniques et réserver les ressources temporaires dans les temps. Se conformer aux échéances imposées par les services.
- Préparation, suivi et encadrement des opérations sur site : montage, répétitions et démontage
- Présence sur site avant, pendant et après l'événement pour garantir un suivi optimal et réagir en cas d’imprévus
- Adoption des outils numériques internes et production de rapports sur les activités
- Gestion de la relation avec les organisateurs et les prestataires. Maintenir des échanges constructifs et proposer des solutions adaptées aux besoins
- Suivi proactive des délais et livrables avec l'organisateur pour garantir le respect des échéances
- Gestion des imprévus et résolution de problèmes dans les temps adaptés
- Encadrement du personnel temporaire : transmission des bonnes pratiques, contrôle de l’exécution des tâches et accompagnement opérationnel
- Veiller au respect des réglementations en matière de sécurité et d’intégrité des espaces, en lien avec les services compétents.
- Amélioration continue des pratiques pour optimiser les processus de coordination
- Travail en équipe et partage d'information en assurant une communication fluide et transparente avec les membres de l'équipe, en partageant les informations pertinentes et en contribuant à la coordination collective des activités

 

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)

QUALIFICATIONS REQUISES

Formation :
- Diplôme d’étude supérieur minimum (bac +2) dans le domaine de la gestion de projet, le management événementiel ou autres formations assimilées
 

Expérience professionnelle :
- Expérience minimale de 3 ans dans la gestion de projets, l’organisation ou le management événementiel : planification technique, suivi de production, coordination de prestataires et gestion des délais.
 

Compétences et aptitudes :   
- Excellentes compétences organisationnelles et en résolution de problèmes.
- Capacité à planifier, prioriser et structurer efficacement son travail, en respectant les délais et en anticipant les imprévus.
- Capacité à gérer plusieurs événements simultanément dans un environnement dynamique.
- Aptitude à travailler sous pression, notamment lors de pics d’activité ou d’imprévus en dernière minute.
- Flexibilité et disponibilité pour travailler selon des horaires décalés, en soirée ou en week-end, selon les besoins opérationnels.
- Solides compétences en communication et en négociation pour coordonner avec de multiples parties prenantes.
- Maîtrise des outils numériques de suivi et de planification événementielle.
- Forte orientation client et solution : capacité à comprendre les attentes, à y répondre efficacement, et à construire une relation de confiance avec l’organisateur.
- Bonne capacité de communication et sens de la diplomatie pour résoudre les problèmes de manière respectueuse et avec tact.
- Esprit d'équipe et collaboration continue avec les autres membres de l’équipe.
 

Compétences techniques :
- Familiarité avec les normes de sécurité et d’accessibilité pour les espaces événementiels.
- Maîtrise des logiciels Microsoft Office (Excel, Word, Teams)
 

Conditions de travail spécifiques :
- Être disponible pour travailler en horaires décalés (soirées, week-ends, jours fériés) en fonction des besoins événementiels.
 

Langues :
- Excellente maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais.

 

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT