Assistant/e administratif/ve principal/e

Numéro du poste : SEC 574

Classe : G-6 

Secteur de tutelle : Secteur de l’administration et du management (ADM)

Lieu d'affectation: Paris

Famille d'emplois: Administration

Type de contrat : Engagement de durée définie

Durée du contrat : 2 ans, renouvelable

Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 06-MAI-2024

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

Seuls les candidats ayant le droit de travailler en France peuvent présenter leur candidature à ce poste.

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Placé sous l'autorité du Chef du Service de la sécurité (Chef ADM/SEC), le/la titulaire est supervisé/e directement par l'Adjoint au chef du Service de la sécurité chargé du soutien aux Bureaux hors-Siège (SEC/FSS).

Le/la titulaire planifie et prépare le budget régulier de la sécurité hors-Siège, en assure le suivi et soutient au quotidien les Administrateurs (AO) de chaque Bureau dans leur fonction de Point focal pour la sécurité. 

Le/la titulaire veille au respect, par les Bureaux hors-Siège des règles de l'UNESCO en matière de sécurité/sureté comme de celles du système de gestion de la sécurité des Nations-Unies (UNSMS).

Le poste comprend également le soutien dans la préparation des diverses commandes, études préalables, analyses des offres et sélections des fournisseurs, conformément aux normes et procédures de l’UNESCO, ainsi que la mise en place et le suivi de l'acheminement des équipements et de leur facturation.

Le/la titulaire peut éventuellement être amené/e en fonction de sa formation et de son expérience, à assister sur le terrain, les superviseurs dans leur mission d'expertise de sécurité et d'évaluation des risques.

Plus particulièrement, le/a titulaire du poste devra assumer les tâches suivantes :

• Assurer la transmission auprès des Points focaux de sécurité des bureaux hors-Siège et le suivi du formulaire « Security Compliance Self Assessment (SCSA) ». En centraliser les réponses et pointer tout décalage constaté avec les besoins exprimés dans les plans de travail approuvés pour le budget de sécurité.
• Assister les AO dans les démarches d'achat d'équipements ou de service lies à la sécurité, tenir à jour et partager une liste de Long Term Agreements (LTAs) utilisables dans le système UN pour les équipements et les services. 
• Assister, le cas échéant après avoir suivi les formations nécessaires, l'encadrement du service dans des missions d'expertise, de formation et/ou d'évaluation des risques au profit des Bureaux Hors Siege ou a l'occasion de l'organisation de grandes conférences en dehors du Siege.
• Participer aux briefings de sécurité à destination des personnels internationaux nouvellement affectés hors-Siège.
• Assurer, après avoir reçu la formation adéquate, le soutien de son superviseur dans la fonction de Air Travel Safety Focal Point définie dans la règlementation de l'UNESCO et les politiques de l'UNSMS.
• Répondre aux demandes annuelles de mise à jour des données relatives à la couverture des personnels par la MAIP (Malicious Acts Insurance Policy) et, pour cela, tenir à jour la liste des personnels des Bureaux Hors-Siege et du Siège par catégorie.

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)

QUALIFICATIONS REQUISES

Education

• Diplôme d'études secondaires, générales, techniques ou professionnelles achevées avec succès. 

Expérience professionnelle

• Minimum huit (8) années d'expérience professionnelle pertinente dans le domaine du secrétariat ou du soutien administratif et financier, ou tout aure domaine connexe, de préférence dans un environnement international.

Langues

• Excellente connaissance de l'anglais ou du français (oral et écrit) et bonne connaissance de l'autre langue.

Aptitudes/compétences:

• Excellente conscience professionnelle et sens du service et capacité d’analyse.
• Capacité à évoluer avec discernement, tact et courtoisie dans un environnement international et diplomatique.
• Bonnes capacités rédactionnelles (aptitude à rédiger des courriers, rapports, comptes-rendus avec un minimum de supervision).
• Sens élevé de la confidentialité, discrétion et fiabilité professionnelle.
• Sens élevé de la planification, de l'organisation, de la priorisation des tâches.
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.
• Excellente maîtrise des logiciels informatique standards (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, etc.).

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

Education

• Qualifications/certifications en matière de secrétariat et/ou gestion administrative et financière.

Expérience professionnelle

• Expérience équivalente dans le système des Nations-Unies ou une organisation internationale.

Aptitudes/compétences

• Familiarité avec le système de gestion de la sécurité des Nations-Unies (UNSMS) ou intérêt affirmé de se familiariser avec le système UNSMS.

Langues

• Connaissance d’une autre langue officielle de l’UNESCO (arabe, chinois, espagnol, russe).

SALAIRES ET INDEMNITES

Les salaires de l'UNESCO se composent d'un salaire de base et d'autres avantages qui peuvent inclure, le cas échéant : 30 jours de congé annuel, allocation familiale, assurance médicale, régime de retraite, etc.

Le traitement annuel de départ pour ce poste est de l’ordre de 48 526 Euros.

Pour plus d'informations sur les salaires et indemnités, veuillez consulter notre  Guide sur les salaires et indemnités au personnel.

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l'UNESCO carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.

L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences.

 L'UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l'évaluation des candidats.

Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.

L’UNESCO rappelle que la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement. L’UNESCO s’est engagée à atteindre et à maintenir une répartition géographique équitable et diversifiée, ainsi que la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l’UNESCO est résolue à atteindre une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les candidatures de ressortissants d’États membres non et sous-représentés (veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour) sont particulièrement bienvenues et vivement encouragées. Les personnes issues de groupes minoritaires et de groupes autochtones, ainsi que les personnes handicapées, sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité. Une mobilité mondiale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux.

L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement.