ASSISTANT (e) ADMINSITRATIF (tive) DE PROJET 1

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Sous la Direction générale du Chef de Bureau et la supervision directe du Coordonnateur adjoint du projet en parallèle avec l’Assistant (e) Administratif (ve) Principale du Bureau, le/la titulaire de ce poste participera à la réalisation des activités et des processus de soutien administratif standard conformément aux règles et procédures de l’UNESCO. Il devra exécuter les tâches suivantes : 
•    Aider à la préparation des documents et des rapports sur tous les dossiers concernant la coordination du projet, élaborer les drafts de correspondances officielles ; 
•    Aider à la supervision des activités liées au du projet, à la sécurité et à la maintenance des équipements ;
•    Aider à la préparation et au suivi des différents budgets du projet, assister le superviseur sur la production des états financiers du projet en utilisant les systèmes d’information de gestion des rapports et les tableaux Excel fournis par de bailleur de fonds pour le reporting financier ;
•    Garder un système de classement des dossiers financiers et administratifs, veiller à ce que les pièces comptables et les justificatifs correspondants soient complets et conformes aux règles et procédures de l’UNESCO ;
•    Entretenir des liens avec les fournisseurs, effectuer les commandes et achats de biens et services, préparer et assurer le suivi des demandes de paiement des fournisseurs, consultants, et partenaires en collaboration avec l’administration (AO) et selon les procédures de l’organisation ;
•    Apporter un soutien organisationnel et administratif aux activités et événements organisés par la cellule de coordination du projet, suivre tous les dossiers concernant les voyages officiels puis appuyer le coordonnateur du projet sur toutes les questions liées aux exigences de l’Organisation 
•    Suivre, coordonner les tâches du chauffeur du projet ;
•    Exécuter toutes autres tâches assignées par la hiérarchie pour le bon fonctionnement du Bureau. 
 

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)

QUALIFICATIONS REQUISES

• Minimum BTS en Comptabilité, Finance et Gestion, Administration des Affaires/Publique. 
• 2 ans d’expérience en finance et en administration sont requis au niveau national. 
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc) et connaissance approfondie des tableaux et base de données, connaissance approfondie des systèmes informatisés d’achats/approvisionnements, expérience dans la gestion des systèmes de réseaux.
• Très bonne connaissance de l’anglais et de la langue nationale  du bureau de pays

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

• Minimum BTS en Comptabilité, Finance et Gestion, Administration des Affaires/Publique. 
• 2 ans d’expérience en finance et en administration sont requis au niveau national. 
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc) et connaissance approfondie des tableaux et base de données, connaissance approfondie des systèmes informatisés d’achats/approvisionnements, expérience dans la gestion des systèmes de réseaux.

• Langues

  Excellente connaissance du français écrit et parlé;
  Excellente connaissance de l’anglais, écrit et parlé serait un atout

SALAIRES ET INDEMNITES

La rémunération est établie sur la base de la grille des salaires locaux du Système des Nations Unies au Gabon et payés en monnaie locale. De surcroît, l'UNESCO offre 30 jours de congé annuel ouvrables, une assurance médicale locale doit être présentée à la signature du contrat.  L’UNESCO est une organisation non-fumeurs. Pour plus d'informations prière de consulter : ICSC website

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT