ASSISTANT LOGISTIQUE - PROJET YANGAMBI

Secteur de tutelle : Field Office

Lieu d'affectation: [[Kisangani]]

Catégorie d'emplois: Administration

Type de contrat : Personnel non permanent

Grade : Niveau 3

Durée du contrat : 1 année

Recrutement ouvert à : Candidats externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 10-JUILLET -2024

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

Seuls les ressortissants de la RD Congo peuvent postuler à ce poste.
Durée initiale du contrat : 1 an avec possibilité de prolongation en fonction du budget.
 

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Le projet « Faire de la réserve de biosphère de Yangambi, un centre d'excellence climat-biodiversité » est financé par le Royaume de la Belgique et mis en œuvre par l’UNESCO en partenariat avec le Centre de Surveillance sur la Biodiversité (CSB), l’École Régionale Postuniversitaire d’Aménagement et de Gestion intégrés des Forêts et Territoires tropicaux (ERAIFT), le programme Capacités pour la Biodiversité et le Développement Durable (CEBioS) et l’Université de Gand (UGent). Dans cette deuxième phase, ce présent projet s’attachera à renforcer le statut de la réserve de biosphère de Yangambi en tant qu'observatoire scientifique mondial de référence en matière de climat, de biodiversité et de recherche socio-économique. Il mettra en place un mécanisme de gouvernance transparent et efficace pour le site, consolidera les capacités institutionnelles et opérationnelles des acteurs, renforcera les connaissances scientifiques, la formation et la sensibilisation à la conservation de la biodiversité et à la lutte contre le changement climatique, la dégradation des forêts tropicales et apportera des améliorations tangibles aux populations locales à l'intérieur et autour du site grâce à la promotion d'initiatives en faveur de l'économie verte. 

Dans le cadre de l’exécution dudit projet, l’UNESCO recrute un (e) assistant (e) logistique dans le cadre de la mise en œuvre logistique de toutes les activités du projet. Sous la supervision générale de l’administrateur principal du bureau de l’UNESCO à Kinshasa, l'autorité de l’Assistant Administratif Principal du bureau de Kinshasa et sous l’encadrement direct du Coordonnateur du projet, l’assistant(e) logistique travaillera en collaboration étroite avec toute l’équipe du projet, devra exécuter les tâches suivantes : 

- Assister dans l’organisation des services de logistique, de gestion, des expéditions, d’exonérations d'impôts, de l’assurance et de l’entretien du parc automobile du projet, de la maintenance des engins roulants (véhicules et motos) et fluvial (canot rapide), de la gestion des mouvements des véhicules et du canot rapide, de la gestion du carburant, du carnet de bord, de la location de véhicules, du canot rapide et d’enregistrement pour toutes activités et programmes liés au projet ; 
- Ravitailler en carburant les engins utilisés par le projet (canot rapide, véhicules, le groupe électrogène et établir un rapport mensuel de consommation par engin, alerter le Coordonnateur du projet en cas d’anomalies inexpliquées ;

- Tenir à jour le classement de l’ensemble des dossiers administratifs (contrats, voyages, achats, dossiers du personnel du projet, etc.

- Préparer les dossiers comptables de chaque mois du staff du projet (classement chronologique et numérique en incluant les avis de débit/crédit de la banque) pour la revue avant archivage par l’Assistant Administratif Principale ; 

- Assister le responsable des achats du bureau de Kinshasa dans la collecte des informations pertinentes et actualisées pour l’élaboration des contrats d’achat ainsi que pour l'évaluation des offres, la gestion des contrats, des offres et des fournisseurs dans le respect des obligations contractuelles, des considérations légales, des normes et procédures de l’Organisation ; 

- Gérer les mouvements des chauffeurs à travers la préparation journalière d’un planning des courses de service pour les véhicules affectés au projet ;

- Organiser et planifier mensuellement les embarcations du canot rapide en fonction des sollicitations des partenaires et conformément au modus operandi et/ou manuel de gestion mis sur pied par la synergie d’acteurs œuvrant dans le paysage de Yangambi ; cette planification devra respecter les délais de 14 jours requis par les procédures de l’organisation ;

- Etablir un planning hebdomadaire /mensuel/ trimestriel/semestriel/ annuel des maintenances et entretiens des engins (véhicules, motos et canot rapide) avec le garage affilié, ceci après concertation avec les partenaires du projet ; puis coordination avec le staff pour l’établissement des contrats ;

- Assister dans le traitement et l’édition des bons de commande ; dans le suivi des assurances (retraite et maladie) du personnel du projet, la revue et le traitement des factures en liaison avec le staff du projet ou des opérations et/ou le fournisseur impliqué, pour résoudre tout problème éventuel ; 

- Préparer avec l’Assistante au projet et présenter à l’Administrateur principal du bureau qui agit entant que Certifying officer du bureau de Kinshasa, les dossiers du staff du projet dans le processus d’émission des ordres de missions et dans le processus de clôture des missions ;

- Assister dans la détermination et l’acquisition des besoins en fournitures de bureau et en carburants et faciliter l’approvisionnement auprès des stations-services contractées ; 

- Veiller à mettre un système efficace de suivi sur pied pour éviter les ruptures de stock ; Participer à la réception des fournitures, des équipements, etc. ;

- Assister dans l’inscription des nouveaux fournisseurs dans le système et maintenir l'exactitude des données concernant les fournisseurs existants ; 

- Assurer la liaison entre les services de sécurité des UN à Kisangani et (signaler toutes informations à l’Administrateur) ; 
- Veiller à assurer et vérifier quotidiennement le nettoyage et l’entretien du bureau de coordination par le service d’entretien du CSB, puis signaler toutes anomalies au Coordonnateur du projet ; 

- Fournir une assistance opérationnelle aux processus de recrutement 

- Procéder à la fin de l’année au contrôle physique des équipements du projet et le transmettre à l’Assistant Administratif Principal  ;

- Contribuer à la préparation logistique des réunions et des ateliers techniques et de formation à Kisangani ;

- Faciliter et effectuer toutes autres tâches confiées par le Coordonnateur du projet
 

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)

QUALIFICATIONS REQUISES

Education

• Diplôme universitaire en Finance, Logistique, Administration, Gestion, comptabilité ou domaine connexe

Expérience Professionnelle

• Avoir une expérience professionnelle d’un minimum de  trois ans  de préférence en Finance, Logistique, Administration, Gestion, comptabilité ou domaine connexe

Savoir-faire et compétences

Compétences informatiques avancées, notamment pour l’utilisation des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), la connaissance de ACCESS serait un atout ;

- Bonnes compétences interpersonnelles - aptitude à travailler dans un environnement multiculturel avec sensibilité et respect de la diversité ; 

- Avoir d’excellentes aptitudes dans les domaines suivants : administration, organisation, planification, secrétariat, rédaction, communication ; 

- Expérience dans l’organisation d’évènements (ateliers, séminaires, réunions d’experts, forums) impliquant plusieurs contreparties ; 

- Aptitude à écrire de manière claire et concise et à communiquer avec efficacité ; 

- Aptitude à assumer la responsabilité de sa propre performance ; reconnaître le potentiel de dilemmes éthiques et demander conseil pour les résoudre ; respecter et travailler de manière productive avec tous les individus, indépendamment de leur sexe, de leur origine nationale et culturelle ; agir conformément aux procédures et aux politiques établies ; 

- Avoir une bonne aptitude à travailler en équipe et sous pression. 
 

Langues

• Avoir une excellente maîtrise du français et de bonnes connaissances de l’anglais 
   

SALAIRES / INDEMNITÉS / INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

SALAIRES ET INDEMNITES:
Les traitements de l’UNESCO se composent d’un traitement de base et d’autres prestations pouvant inclure, le cas échéant: 30 jours de congé annuel, allocations pour charge de famille, assurance maladie, régime de retraite, etc.
Pour plus de précisions sur les salaires et indemnités, veuillez consulter le site Web de la CFPI et le site Web Carrières de l'UNESCO .
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES:
Titre du poste : Assistant Logistique
Domaine : Administration(Poste ouvert uniquement aux nationaux de la RDCongo)
Grade : G3
Durée du contrat : 1 année renouvelable en fonction du budget 
Date limite de réception des candidatures : le 10 juillet 2024

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT