Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) ( Education)

Numéro du poste : 6SNED0051PA

Classe : G-4

Secteur de tutelle : Secteur de l'éducation (ED)

Lieu d'affectation: Dakar

Famille d'emplois: Soutien administratif général

Type de contrat : Engagements au titre d’un projet

Durée du contrat : 1 année

Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 30/04/2025

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

La durée du contrat est de 12 mois avec possibilité de prolongation sous réserve de disponibilité des fonds et de performances satisfaisantes.

Seuls les candidats éligibles pour travailler au Sénégal peuvent postuler à ce poste.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS DU POSTE

Sous l'autorité générale du Sous-Directeur général pour l'éducation (ADG/ED), de l'autorité fonctionnelle du Directeur du Bureau régional multisectoriel de l'UNESCO pour l'Afrique de l'Ouest et du Chef du Secteur de l'éducation, et sous la supervision directe du Chef de groupe pour le « Développement des compétences pour la vie et le travail », le titulaire sera chargé d'apporter un appui à l'organisation et à la mise en œuvre des activités du Programme de renforcement des capacités (CapED) de l'UNESCO au Sénégal, au Liberia, au Togo et au Benin.  S'acquitter d'une gamme de fonctions administratives et de soutien administratif.

INDÉPENDANCE ET RÉSOLUTION DE PROBLÈMES

L'Assistante Administrative et Financière fonctionnera avec un niveau d'indépendance modéré et recevra des instructions explicites et détaillées de son superviseur. Son rôle consiste principalement à soutenir l'équipe de projet en exécutant les tâches, en tenant à jour la documentation et en coordonnant les aspects logistiques. La nature de leur résolution de problèmes sera axée sur la résolution de défis courants dans le cadre de leurs responsabilités plutôt que sur la résolution de problèmes complexes ou stratégiques qui pourraient nécessiter un niveau plus élevé d'autonomie et de prise de décision.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Le titulaire du poste doit fournir un soutien spécialisé et complet à la mise en œuvre du programme  CapEd au Sénégal, au Liberia, au Togo et au Benin de manière opportune, précise et proactive, conformément aux règles et réglementations RH, administratives et financières de l'Organisation, ainsi qu'aux pratiques, procédures, lignes directrices et protocoles. Le volume et la complexité du travail exigent une grande attention aux détails et à la précision. Le travail typique pour les quatre pays mentionnés précédemment implique :
 

1.

•    Assister à la rédaction, à la révision et à la finalisation de documents, publications et correspondances à partir de projets de textes. 
•    Rechercher, compiler, examiner et mettre à jour l’information et les données nécessaires à l’élaboration de documents, plans de travail et budgets. 
•    Mettre à jour et maintenir les bases de données et systèmes d’information en enregistrant et récupérant les documents et informations requis. 
•    Traiter les demandes de données et de rapports, y compris en assurant la gestion des grandes listes de distribution.

2.
•    Initier et suivre les démarches administratives, notamment les paiements, en collaboration avec le Bureau de l'AO. 
•    Suivre les impayés, échéances et blocages, et alerter les membres de l’équipe en conséquence. 
•    Informer et accompagner l’équipe dans l’application des processus administratifs et des procédures connexes pour garantir une coordination efficace des travaux. 
•    Saisir et actualiser les données dans les systèmes automatisés, aider à la génération des rapports pour appuyer les mises à jour budgétaires, le suivi financier et l’exécution des programmes et projets. 
•    Apporter un soutien administratif aux initiatives de mobilisation de ressources.

3.
•    Appuier l’organisation des réunions, événements et ateliers en réservant les lieux, en assurant la logistique et en préparant la documentation nécessaire. 
•    Assister à l’organisation des voyages officiels en effectuant les réservations, en préparant les itinéraires et documents requis, et en assurant le suivi des démarches administratives telles que les visas. 
•    Apporter un appui logistique aux événements en diffusant les informations aux participants, en préparant les documents et en collectant les procès-verbaux et comptes rendus.

4.
•    Soutenir le superviseur dans la préparation et la clôture des missions en coordination avec l’AO. 
•    Accompagner le personnel temporaire ou à court terme dans l’application des processus et l’utilisation des outils de bureau. 
•    Contribuer à la préparation des documents de présentation en utilisant les logiciels appropriés. 
•    Effectuer toute autre tâche compatible avec les fonctions décrites.
 

COMPÉTENCES (Fondamentales / Managériales)

QUALIFICATIONS REQUISES

Formation

• Études secondaires et/ou formation technique ou professionnelle dans l'administration, ou dans un domaine équivalent.
   

Expérience professionnelle

• Minimum de trois (3) années d'expérience de travail pertinente dans le domaine du soutien administratif et financier ou dans un domaine connexe.
   

Compétences et attitudes

• Excellentes compétences en communication et en coordination. 

• Excellentes compétences organisationnelles et de planification.

• Capacité de précision et souci du détail dans la préparation de la correspondance et des documents.

• Bonnes compétences interpersonnelles, discrétion, bon sens du jugement et capacité de traiter efficacement et avec tact avec des personnes d'origines culturelles différentes.

• Comportement coopératif et attitude pour travailler en équipe avec succès.

• Excellentes compétences en informatique avec maîtrise de l'utilisation de MS Office (Outlook, Word, Excel. PowerPoint, etc.).

• Capacité de travailler sous pression et souplesse pour ajuster les horaires de travail et les priorités.

Langues

• Excellente connaissance (écrit et oral) du français et bonne connaissance (écrit et oral) de l’anglais.

SALAIRES ET INDEMNITES

Les salaires de l'UNESCO se composent d'un salaire de base et d'autres avantages qui peuvent inclure, le cas échéant : 30 jours de congé annuel, allocation familiale, assurance médicale, régime de retraite, etc.

Le traitement annuel de départ pour ce poste est de l’ordre de 9 671 000 CFA.

Pour plus d'informations sur les salaires et indemnités, veuillez consulter notre  Guide sur les salaires et indemnités au personnel.

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT