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Procurement Assistant

DÉTAILS DU POSTE

Type de contrat : Contrat de service

Niveau : SC4

Unité : Secteur de l'administration et de la gestion (ADM)

Lieu d'affectation : N’Djamena

Lieu du travail : Sur site

Durée du contrat : 12 mois

Recrutement ouvert à : Candidats externes

Date limite de candidature (minuit, heure de UTC+1) : 28/08/2026

 

Valeurs fondamentales de l'UNESCO : Engagement envers L'Organisation, Integrité, Respect de la diversité et Professionnalisme

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Dans le cadre du renforcement de la gestion opérationnelle des programmes et projets mis en œuvre par l’UNESCO au Tchad, et afin d’assurer une meilleure visibilité, une présence institutionnelle accrue ainsi qu’un positionnement stratégique de l’Organisation auprès de ses partenaires nationaux et internationaux, il est envisagé de procéder au recrutement d’un(e) Procurement Assistant(e) basé(e) à l’Antenne de l’UNESCO au Tchad.

FONCTIONS ET RESPONSABILITES DU POSTE

Sous l’autorité du Coordonnateur de l’Antenne de l’UNESCO basée au Tchad et la supervision directe de la Responsable des Achats de l’Antenne, le (la) Procurement Assistant(e) apportera de l’appui en matière d’achat et d’approvisionnement selon les domaines (produits, services, travaux, prestations, services généraux…).

A cet effet, il(elle) sera chargé(e) de :

 

  • Garantir la conformité des processus de passation des marchés avec le Manuel des achats de l’UNESCO, le Règlement financier et les Règles de gestion financière de l’Organisation, les délégations de pouvoirs applicables et les exigences des partenaires techniques et financiers (donateurs).

 

  • Assister les équipes de programme dans l’élaboration des plans annuels de passation des marchés, consolider les demandes d’achats des différents projets, assurer le suivi des activités de passation des marchés à travers des outils de suivi, le suivi des délais de traitement et des indicateurs de performance, ainsi que la préparation de rapports mensuels et ponctuels sur l’état d’avancement des achats.

 

  • Assurer la mise à jour de la base de données des fournisseurs, conduire des études de marché afin d’identifier de nouveaux fournisseurs, vérifier leur éligibilité et contribuer au suivi ainsi qu’à l’évaluation de leur performance, inscrire les nouveaux fournisseurs dans le système et maintenir l'exactitude des données concernant les fournisseurs existants.

 

  • Assister à la collecte des informations pertinentes et actualisées pour l’élaboration des contrats d’achat pour le compte de l’Antenne ainsi que pour l'évaluation des offres, la gestion des contrats, des offres et des fournisseurs dans le respect des obligations contractuelles, des considérations légales, des normes et procédures de l’Organisation. À ce titre, assister dans la préparation des contrats et de leurs avenants, assurer le suivi de leur processus de signature et de leur exécution, veiller au respect des calendriers de livraison, et coordonner avec les services financiers le traitement des paiements aux fournisseurs ainsi que la collecte, auprès des collègues concernés, de toutes les informations et pièces justificatives nécessaires à la gestion des contrats.

  • Assister à la préparation/vérification des cahiers des charges, préparation des demandes de cotations, des invitations à soumissionner, des demandes de propositions, à l’évaluation des offres, aux négociations avec les fournisseurs et au montage des dossiers à soumettre au Procurement Specialist/ l’Administrateur/Comité de la passation des marchés.

 

  • Assister dans l’exécution de la mise en œuvre des stratégies d’achats, y compris le développement ou l’application de logiciels d’achat en ligne (e-procurement), en mettant l’accent sur les outils de gestion.

 

  • Assister dans l’analyse et la gestion des demandes d’achat, en consultation avec les Chargés de Programme pour assurer la clarté et l’exactitude des données entrées dans le système financier de l’Organisation, les caractéristiques, la qualité des produits, les conditions et date de livraison.

 

  • Assister dans le traitement et l’édition des bons de commande ; dans la revue et le traitement des factures en liaison avec le staff du Programme ou des Opérations et/ou le fournisseur impliqué, pour résoudre tout problème éventuel.

 

  • Assister dans le suivi des questions relatives aux achats et contribuer à leur résolution en coordination avec les parties prenantes concernées (questions soulevées par le siège, tout partenaire ou fournisseur, etc. directement impliqués ou non).

 

  • Assister dans le suivi, en collaboration avec le Procurement Specialist/l’Administrateur, la capacité des fournisseurs à livrer à temps et dans la limite acceptable au plan de mise en œuvre.

 

  • Assister dans la recherche de nouveaux fournisseurs et produits le cas échéant.

 

  • Contribuer à l’élaboration et l’application des stratégies d'économie et de réduction de coût.

 

  • Préparer les demandes d’exonérations de TVA et les dossiers de dédouanement et faire le suivi de ces dossiers. 

 

  • Assister au suivi des besoins du Bureau en matière d’acquisition des biens, équipements, mobiliers, véhicules et autres fournitures opérationnelles; coordonner le processus d’acquisition de ces actifs conformément au Manuel des achats de l’UNESCO et à la politique de l’Organisation relative à la gestion des biens et équipements ; et assurer, en liaison avec les fournisseurs, les services concernés et l’équipe de l’Administration, le suivi des prestations de maintenance préventive et corrective des actifs et équipements du Bureau ainsi que des besoins liés à leur acquisition et à leur maintenance.

 

  • Assurer la tenue, le classement et l’archivage des dossiers de passation des marchés, en veillant à leur exhaustivité, à leur conformité et à leur mise à jour conformément aux politiques et procédures de l’UNESCO ; préparer et mettre à disposition l’ensemble des dossiers et pièces justificatives requis dans le cadre des audits, contrôles internes et externes, ainsi que des exercices de vérification de conformité, et apporter l’appui nécessaire au suivi des recommandations qui en découlent.

 

  • Toute activité supplémentaire requise pour assurer le succès du travail de l'équipe, en lien avec les fonctions et responsabilités du poste, et à la demande de la hiérarchie.

COMPÉTENCES Fondamentales (F) et Managériales (M)

    • Communication (F)
    • Responsabilité (F)
    • Innovation (F)
    • Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F)
    • Planification et organisation (F)
    • Professionnalisme (F)
    • Travail en équipe (F)

     

  • Pour des informations détaillées, veuillez consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO.

QUALIFICATIONS REQUISES

FORMATION

  • Être titulaire d’un diplôme universitaire de niveau Licence en Passation des Marchés, en Sciences et Techniques Economiques, Comptables et Financières, Gestion et administration publiques ou équivalent.

 

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

  • Justifier d’une expérience professionnelle pertinente minimum de trois (3) ans dans le domaine des achats, de la logistique ou d’une expérience similaire.

APTITUDES ET COMPÉTENCES

  • Très bonne connaissance d’un des systèmes d’ERP (SAP, Oracle …) ;

 

  • Être familier avec les logiciels courants de bureau (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) ;

 

  • Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion et à appliquer les principes d’éthique, d’intégrité et de transparence dans les activités de passation des marchés ;

 

  • Aptitude à prendre des initiatives pour s’acquitter des tâches qui lui sont assignées ; devra être capable d’identifier des solutions alternatives dans le contexte des directives et procédures internes, utiliser les procédures appropriées et prendre les décisions appropriées. L'exactitude de l'information administrative, budgétaire, financière et des ressources humaines est essentielle ;

 

  • Aptitudes à établir des priorités et de planifier, coordonner et suivre son propre plan de travail ;

 

  • Aptitude à proposer de nouvelles manières d’atteindre les objectifs de travail ; développer de manière proactive des solutions efficaces aux problèmes dans son propre domaine d'expertise ;

 

  • Bonnes compétences interpersonnelles ; aptitude à travailler dans un environnement multiculturel avec sensibilité et respect de la diversité ;

 

  • Aptitude à écrire de manière claire et concise et à communiquer avec efficacité ;

 

  • Volonté de se tenir au courant des nouveaux développements dans le domaine de l'administration, du budget, des finances et de la chaîne d'approvisionnement de l’organisation ;

 

  • Aptitude à assumer la responsabilité de sa propre performance ; reconnaître le potentiel de dilemmes éthiques et demander conseil pour les résoudre; respecter et travailler de manière productive avec tous les individus, indépendamment de leur sexe, de leur origine nationale et culturelle; agir conformément aux procédures et aux politiques établies ;

 

  • Capacité à travailler de manière autonome tout en contribuant efficacement au travail d’équipe;

 

  • Avoir une bonne aptitude à travailler en équipe et sous pression.

 

LANGUES

•    Très bonne maîtrise du français et/ou de l’anglais (parlé et écrit).

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

  • Expérience antérieure au sein du système des Nations Unies et particulièrement au sein de l’UNESCO serait un atout ;

 

  • Expérience pratique dans les environnements financiers des Nations Unies ou des ONG.

APTITUDES ET COMPÉTENCES

  • Compétences informatiques avancées, notamment pour l’utilisation des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ;

 

  • Connaissance intermédiaire des logiciels financiers (ERP).

 

  • Bonne connaissance des règles et procédures de l’Organisation ;

 

  • Connaissance des instruments normatifs et des programmes de l’UNESCO ;

 

  • Excellentes capacités d’écoute et d’encadrement.

 

LANGUES

  • Connaissance d’une autre langue officielle de l’UNESCO (Arabe, chinois, espagnol, russe) serait un atout.

 

 

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes.

Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l’UNESCO Carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.

Le processus peut inclure des entretiens vidéo préenregistrés et/ou des évaluations écrites, des entretiens avec un jury, ainsi que des vérifications de références. En outre, il pourra être demandé aux candidats de fournir des informations complémentaires jugées pertinentes au regard des qualifications requises pour le poste.

Veuillez noter que tous les candidats, qu’ils soient retenus ou non, seront informés du résultat de leur candidature en temps utile.

Les candidats présélectionnés peuvent également être ajoutés à des viviers de talents, sous réserve de leur consentement (voir la Déclaration de confidentialité des données).

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

  • L’UNESCO rappelle que la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité.
  • L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement.
  • Les personnes issues de groupes minoritaires et de groupes autochtones, ainsi que les personnes handicapées, sont également encouragées à postuler.
  • Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité..
  • L’âge statutaire de départ à la retraite à l’UNESCO est de 65 ans.
  • L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement.

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