IT ASSISTANT (SB 2)

Secteur de tutelle : Field Office

Lieu d'affectation: Kinshasa

Catégorie d'emplois: Administration

Type de contrat : Personnel non permanent

Grade : [[SB 2]]

Durée du contrat : 1 année

Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 14 février 2025

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

Seuls les ressortissants de la RDC ou les personnes ayant le droit de travailler en République Démocratique du Congo peuvent postuler à ce poste.

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

L'IT Assistant travaille sous l’autorité du Chef du bureau de l’UNESCO à Kinshasa et sous la supervision de l’Administrateur chargé de l’administration et des finances. Il gère le parc informatique du bureau de l’UNESCO à Kinshasa. 

Le titulaire planifie et organise sa charge de travail ; 

Il/Elle travaille de manière proactive et indépendante sur les tâches assignées. Le travail exécuté reflète une compréhension globale du domaine dans le contexte du soutien et des activités TIC ; 
Il/Elle est une personne ressource pour les autres ; identifie les problèmes ou les problèmes potentiels, recommande des mesures correctives telles que la politique opérationnelle ou les changements de procédure ; et, si nécessaire, prend personnellement des décisions correctives.

Il/Elle maintient des contacts réguliers avec DBS pour coordonner les activités et échanger des informations, soutenir/appuyer sur des tâches spécifiques.
Clients externes : agences des Nations Unies et autres partenaires externes ; 

Il/Elle participe à la négociation des propositions de projets ; échange des informations, assure le plaidoyer et construit des alliances.
 

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES 

1. Services de maintenance des TIC 

• Administration et maintenance de l'infrastructure, des équipements et des services TIC.
• En coordination avec DBS, entreprendre des actions pour la mise à niveau, la réparation ou le remplacement de l'infrastructure, des équipements et des services TIC, quand et où cela est approprié. 
• Entretenir le serveur informatique et la salle des serveurs du bureau et assurer la sûreté et la sécurité de toutes les applications du système, des bases de données et des fichiers électroniques. 
• Assurer la connectivité Internet à tout moment et le bon fonctionnement de toutes les applications réseau comme l'intranet, le site Web, les lecteurs partagés et les installations de courrier électronique.
• Aider les utilisateurs sur la mise en œuvre des sauvegardes afin de sauvegarder leurs propres informations, conserver des copies de sauvegarde des informations du serveur. Assurez-vous que cette sauvegarde est conservée dans un endroit sûr en cas d'urgence.

2. Services d'assistance informatique 

• Fournir le support technique à tous les utilisateurs autorisés pour l'installation et/ou la configuration de nouveaux équipements, composants, gadgets et autres accessoires périphériques tels que des ordinateurs de bureau, des ordinateurs portables, des ordinateurs portables, des tablettes, des téléphones, des stations d'accueil, des imprimantes, des scanners, des appareils photo, du son et de la voix. 
• Gérer les appels (incidents et demandes de service) reçus en les enregistrant, en les priorisant et en les surveillant jusqu'à leur achèvement dans le système de billetterie de l'UNESCO.
• Aider les utilisateurs autorisés à résoudre les problèmes techniques rencontrés lors de l'utilisation de systèmes et d'applications informatisés en exécutant le diagnostic du système, en assurant le suivi des problèmes, en assurant la liaison avec le siège/DBS pour le support technique et en aidant DBS dans le diagnostic et le dépannage/mesures correctives.
• Fournir une assistance à tous les utilisateurs utilisant des outils de connectivité à distance, tels que TEAMS, Zoom, Global Protect, etc. Assurer la connectivité avec le siège. Suivez tous les problèmes rencontrés avec la connexion VPN et trouvez la meilleure solution possible.
• Fournir un support aux utilisateurs et une formation sur les logiciels d'application couramment utilisés et maintenir à jour la documentation et l'inventaire. 
• Maintenir à jour le plan annuel de maintenance des équipements informatiques. 
• Vérifier et corriger les écarts liés aux mises à jour mensuelles des postes de travail et des serveurs. Exécuter d'autres mesures de protection régulièrement ou selon les besoins
   

3. Services de soutien à l'approvisionnement 

• Conseiller le responsable financier et administratif sur les nouvelles opportunités d'amélioration et de mise à niveau de l'équipement informatique et du réseau.  
• En coordination avec DBS, aider à la négociation avec les opérateurs FAI locaux pour les besoins Internet et téléphoniques du bureau en tenant compte de l'approche d'approvisionnement la plus rentable. 
• Maintenir une communication constante avec le FAI pour faire un suivi en cas d'interruption du service.
• Soutenir localement la mise en œuvre du déploiement de nouvelles fonctionnalités, logiciels, applications ou services et les changements d'infrastructure TIC qui peuvent être publiés par HO/DBS de temps à autre.
• Aider à l'identification de fournisseurs d'équipements informatiques et à l'utilisation des LTA établis par l'UNESCO et d'autres entités des Nations Unies, au niveau local ou au niveau du siège.
• Contribuer à la sélection occasionnelle d'experts informatiques locaux entreprenant des réparations et d'autres travaux sur l'infrastructure et les équipements TIC.

4. Gestion des dossiers et mémoire institutionnelle 

• Aider à la structure de la gestion des documents numériques dans Our Drive avec un système de classement standardisé et l'adoption d'une convention de dénomination pour les documents numériques, conformément aux directives de DBS dans la feuille de route de 60 jours.
• Partage et réutilisation efficaces des connaissances activées. En particulier, faciliter les réunions internes pour informer/rappeler les collègues sur les politiques DBS et les nouvelles fonctionnalités développées. 
• Participer aux réunions et ateliers principalement sur les domaines des nouvelles technologies et des télécommunications, ainsi qu'aux réunions interinstitutions liées au groupe de travail sur les TIC. 
• Aider à la mise à jour et à la maintenance des bases de données informatisées ainsi que du site Web du Bureau.

5. Gestion des actifs

• Aider à la préparation de la liste d'inventaire et maintenir les informations à jour régulièrement. Aider à la préparation de l'inventaire de fin d'année des actifs et à la liste des cessions d'actifs, au moins deux fois par an.
• Fournir un support technique pour gérer efficacement les articles non consomptibles et la liste d'inventaire physique des actifs, à l'aide d'un logiciel et d'un scanner de codes-barres.
• Mettre à jour la liste des actifs TIC à la suite de toute nouvelle acquisition ou cession ainsi que la liste de ces termes sous la garde de chaque utilisateur du bureau et la mettre à disposition pour les exercices d'inventaire physique
   

Exécuter toutes activités supplémentaires pouvant être nécessaires pour assurer le succès du travail

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation :

Diplôme secondaire  en informatique avec certifications pertinentes en gestion et application du matériel et des logiciels, Microsoft Certified Professional (MCP) ou Microsoft Certified on Share Point Server 2007/2010. Si la certification n'est pas disponible au moment du recrutement, elle doit être obtenue dans les 6 mois.
Un diplôme universitaire en informatique serait souhaitable, mais pas obligatoire.

Expérience professionnelle :

Minimum trois années  d'expérience professionnelle pertinente, y compris l'administration de réseau, le support à la gestion des plates-formes matérielles et logicielles, les installations de télécommunications, la connaissance des packages/applications basés sur Windows. Une expérience acquise au sein des Nations Unies serait un atout.

Savoir-faire et compétences

• Capacité à identifier les problèmes et à formuler des options/recommandations à DBS
• Connaissance et compréhension des mandats institutionnels de l’UNESCO dans le pays 
• Capacité à résoudre des problèmes courants IT et non courants 
• Capacité de partager les connaissances et encourager l'apprentissage des autres
• Capacité à fournir un soutien/des services de qualité et en temps opportun et à assurer la continuité des activités informatiques du bureau
• Capacité à s’adapter à des contextes difficiles et changeants
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à établir de bonnes relations de travail avec des partenaires externes et internes
• Capacité à prendre des initiatives et à rechercher des moyens innovants pour améliorer les résultats

Langue

Excellente connaissance du francais (oral et écrit). 

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

Expérience au sein d'organisations internationales.  
Connaissance d'une autre langue officielle de l'UNESCO (anglais, arabe, chinois, russe, espagnol).

SALAIRES ET INDEMNITES

Veuillez changer le titre de la section “Indemnités et Prestations” et la renommer "Processus de soumission de candidature". Veuillez utiliser des sections supplémentaires pour ajouter d’autres informations nécessaires, si besoin.

Autrement, veuillez effacer cette section

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT