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Office Assistant

Secteur de tutelle : Secteur de l’administration et du management (ADM)

Lieu d'affectation: Chad

Catégorie d'emplois: Administration

Type de contrat : Personnel non permanent

Grade : Level 3

Durée du contrat : 1 année

Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 10-JUILLET-2021

 

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

 

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

 

Dans le but d’assurer une gestion efficace des programmes et projets mis en œuvre par l’UNESCO et assurer la présence, le positionnement et une meilleure visibilité de l’Organisation et de ses actions au Tchad, il est prévu le recrutement d’un(e) Office Assistant pour l’Antenne UNESCO, basé(e) à N’Djamena.

 

Sous l’autorité du Directeur du Bureau Régional Multisectoriel pour l’Afrique centrale à Yaoundé, l’encadrement du Coordonnateur de l’Antenne de l’UNESCO à N’Djamena, la supervision générale de l’Administrateur du Bureau régional de Yaoundé et directe de l’Administrateur de N’Djamena, le/la titulaire devra exécuter les tâches suivantes :

 

Réceptionnistes standardiste

 

  • Réceptionner et effectuer un suivi des courriers entrant et sortant de l’Antenne;
  • Enregistrement et gestion de la base de données des contacts de l’Antenne ;
  • Enregistrement et suivi des absences, voyages en mission et ateliers organisées par l’Antenne ;
  • Assurer une gestion rigoureuse du standard téléphonique conformément au protocole approprié (réception des appels entrants, consignation des appels téléphoniques vers les mobiles et à l’international ; Contrôle et test hebdomadaire de toutes les lignes ;
  • Maintenance de l'enregistrement des informations dans le système, et notification au IT une maintenance et des réparations régulières ;
  • Assurer l’ouverture et la fermeture de l’entrée principale de l’Antenne ;
  • Accueillir, identifier, informer, et orienter les visiteurs du Bureau : assistance aux visiteurs en fournissant des instructions et des informations précises concernant l’UNESCO;
  • Collecter et effectuer la mise à jour mensuelle des informations du personnel des Nations Unies, garantissant que toutes les données et informations sont correctes et exactes ;

  • Effectuer la mise à jour de la liste téléphonique de la Maison des Nations Unies et de l'annuaire des Nations Unies, des adresses du gouvernement, des organisations internationales, des ambassades et des ONG et d'autres contacts importants ;
  • Se renseigner sur toutes activités de l’Antenne pour une meilleure orientation des correspondants (appelants et visiteurs) ;
  • Assurer le contrôle d’écran sécurité du bureau pour une meilleure visibilité des entrées et sorties du bâtiment ;

 

Voyages et contrats

 

  • Préparer, traiter et faire le suivi des dossiers relatifs aux réunions, ateliers et aux voyages officiels du personnel;
  • Préparer, introduire et assurer le suivi des contrats ;
  • Archiver les dossiers conformément aux normes et procédures administratives; Maintenir à jour les dossiers physiques et électroniques ;

 

Exécuter toute autre tâche relevant de ses compétences en vue d’atteindre les objectifs généraux du bon fonctionnement de l’Antenne.

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)

Responsabilité (F)
Communication (F)
Innovation (F)
Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F)
Planification et organisation (F)
Culture du résultat (F)
Travail en équipe (F)

Pour plus d’informations, merci de consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO.

QUALIFICATIONS REQUISES

 

Education

  •   Éducation secondaire, technique ou professionnelle avec qualification en marketing, Secrétariat ou administration ou tout autre domaine connexe.

 

Expérience Professionnelle

  •   Un minimum de 2 ans d’expérience, de préférence en marketing, Secrétariat ou administration ou tout autre domaine connexe.

 

Savoir-faire et compétences

  •   Capacité d'exécuter une variété de tâches et de tâches répétitives et routinières ;
  •   Capacité d'examiner les données, d'identifier et d'ajuster les écarts ;
  •   Capacité à gérer un volume de travail important, éventuellement sous des contraintes de temps ;
  •   Bonne connaissance des formules de politesse ;

  •   Connaissance détaillée et compréhension des meilleures pratiques et procédures de bureau, administratives et de secrétariat, connaissance approfondie des applications logicielles de bureau liées à la présentation de la gestion des données de traitement de texte ;
  •   Capacité d'organiser et d'exécuter plusieurs tâches en établissant des priorités ;
  •   Compétences en rédaction, communication, et sens de l'organisation;
  •   Solide connaissance en orthographe et grammaire pour rédiger et relire les correspondances et les autres documents;
  •   Connaissance des différents logiciels et outils utilisés pour les correspondances, rapports, graphiques, présentations, sites Web, etc. tels que Outlook, Word, Excel, Power Point, Typo3, etc.;
  •   Discrétion et bonne capacité à faire face efficacement à des personnes d’horizons culturels différents; 
  •   Flexibilité d’ajuster les horaires de travail et les priorités;
  •   Bonne capacité d’adaptation, dynamisme, esprit d’initiative, discrétion et maturité du jugement. Avoir une bonne aptitude à travailler en équipe et sous pression.

 

Langues

  •   Maitrise du français et/ou de l’anglais et une bonne connaissance de l’autre langue.

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

 

Education

  •   Une qualification technique ou professionnelle dans un des domaines aux services de réceptionniste/standardiste est un atout.

 

Expérience Professionnelle

  •   Expérience de travail avec le système des Nations Unies et particulièrement avec l’UNESCO serait un atout.

 

Savoir-faire et compétences

  •   Bonne capacité d’adaptation, dynamisme, esprit d’initiative, discrétion et maturité du jugement.

DETAILS DU POSTE

Titre : Office Assistant

 

Grade : SB2-2/G3

 

Type de contrat : Contrat de Service

 

Durée du contrat : 1 an (possibilité d’extension en fonction de la disponibilité des fonds et des évaluations des performances)

 

Lieu d'affectation : N'Djamena

 

Délai de soumission : 10 Juillet 2021

 

Salaires et indemnités : Les salaires de l’UNESCO consistent en un salaire de base payé en monnaie locale. Parmi les autres avantages figurent 30 jours de congé annuel, assurance médicale et régime de retraite.

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l'UNESCO carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.

 

L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences.

  

L'UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l'évaluation des candidats.

 

Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.

L'UNESCO applique une politique de tolérance zéro envers toute forme de harcèlement.

L'UNESCO s'est engagée à atteindre et à maintenir la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l’UNESCO est résolue à créer une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les personnes issues de groupes minoritaires, de groupes autochtones et les personnes handicapées, ainsi que les ressortissants d'États membres non représentés ou sous-représentés (veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour) sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité. Une mobilité internationale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux.

L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement.