Assistant/e (Secrétariat)

Numéro du poste : 6CIADM0700RP

Classe : G-4

Secteur de tutelle : Field Office

Lieu d'affectation: Abidjan

Famille d'emplois: Administration

Type de contrat : Engagement de durée définie - Hors Siège

Durée du contrat : 2 ans, renouvelable

Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 20-MAI-2024

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

(Seul(e)s les candidat(e)s détenant un permis légal pour travailler en Côte d'Ivoire peuvent postuler.)

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Sous l'autorité et la supervision directe du Chef de Bureau et Représentant de l'UNESCO en Côte d'Ivoire, l'Assistant/e (Secrétariat) coordonne le bon fonctionnement du bureau de la Représentation. L'Assistant/e (Secrétariat)  est le premier point d'entrée au niveau de la Représentation et tient le rôle principal d'agent de liaison entre la Représentation et les autres services du Bureau.

Le/la titulaire assure la gestion du secrétariat, l'organisation de l'agenda, la coordination des réunions, la rédaction du courrier, rapports et autres documents, ainsi que le suivi de la mise en œuvre des actions décidées au niveau du Chef de Bureau et Représentant de l'UNESCO en Côte d'Ivoire.

Plus précisément, l'Assistant/e (Secrétariat) assumera les responsabilités ci-après : 

• Assurer le bon fonctionnement du secrétariat de Chef du Bureau en tenant de manière quotidienne son agenda, en organisant ses réunions et rendez-vous avec les autorités gouvernementales, les institutions, et en supervisant le travail préparé pour son visa/signature en vérifiant le contenu grammatical et les erreurs typographiques en veillant à la conformité avec les règles et procédures de l'UNESCO.
• Répondre aux appels téléphoniques entrants à la Représentation et les filtrer; préparer les réponses aux courriels, et autres courriers officiels en fournissant les réponses adéquates; tenir à jour un registre de réponses/actions et en informer le Chef du Bureau ou, si nécessaire, le personnel concerné.
• Organiser les dossiers de la Représentation en mettant en place un système de classement efficace des rapports, documents, lettres, plans de travail, projets de rapports, etc.
• Analyser le courrier entrant et le rediriger vers les personnes concernées; assurer le suivi pour l'information du Chef du Bureau, des différents plans d'actions validés à l'issue des réunions organisées par la Représentation. 
• Coordonner le processus complet des missions du Chef du Bureau (préparation du planning des missions, soumission à la validation des demandes de voyage, clôture de la mission).
• Organiser les aspects administratifs et logistiques des réunions initiées par la Représentation et y prendre part, si exigé, pour la préparation des rapports.
• Assurer la liaison entre le Chef du Bureau et son personnel et communiquer de manière opportune avec le Siège de l'UNESCO sur le suivi des activités et les questions administratives pertinentes. 

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)

QUALIFICATIONS REQUISES

Formation

•  Enseignement secondaire, technique ou professionnel complété dans le domaine du secrétariat, soutien administratif ou tout autre domaine connexe.

Expérience professionnelle

• Au moins (trois) 3 ans d'expérience professionnelle pertinente dans le domaine du secrétariat ou soutien administratif, ou domaines connexes.

Aptitudes & Compétences

• Compétences relationnelles : professionnalisme, et esprit d’équipe.
• Excellentes capacités rédactionnelles (aptitude à rédiger des courriers, rapports, comptes-rendus avec un minimum de supervision).
• Sens élevé de la diplomatie, confidentialité, discrétion et intégrité professionnelle.
• Capacité de planification et de coordination et capacité démontrée à établir des priorités et à organiser son propre travail.
• Capacité à traiter efficacement et avec tact avec différents partenaires/institutions et autres parties prenantes à tous les niveaux dans un environnement multiculturel.
• Maîtrise des logiciels informatique standards MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams, etc.).

Langues

• Excellente connaissance (orale et écrite) du français et bonne connaissance (orale et écrite) de l'anglais.

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

Formation

• Formation/certification spécialisée en secrétariat général, administration et/ou gestion de bureau, ou dans tout autre domaine connexe.

Expérience professionnelle

• Expérience professionnelle pertinente au sein du système des Nations Unies ou d'une organisation internationale.

Aptitudes & Compétences

• Connaissance du travail et du fonctionnement général des organisations internationales et/ou du système des Nations Unies.

Langues

• Connaissance d'une autre langue officielle de l'UNESCO (arabe, chinois, espagnol ou russe).

SALAIRES ET INDEMNITES

Les salaires de l'UNESCO se composent d'un salaire de base et d'autres avantages qui peuvent inclure, le cas échéant : 30 jours de congé annuel, allocation familiale, assurance médicale, régime de retraite, etc.

Le traitement annuel de départ pour ce poste est de l’ordre de 9,689,000 Francs CFA.

Pour plus d'informations sur les salaires et indemnités, veuillez consulter notre Guide sur les salaires et indemnités au personnel.

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT