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Gestionnaire d'Espaces

OVERVIEW

Post Number : OPS 900

Grade : G-7

Parent Sector : Sector For Administration and Management (ADM)

Duty Station: Paris

Job Family: Building Related Services

Type of contract : Fixed Term

Duration of contract : 2 years

Recruitment open to : Internal and external candidates

Application Deadline (Midnight Paris Time) : 31-JAN-2022 (PROLONGATION)

 

UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism

 

Long Description

(Seuls les candidats ayant le droit de travailler en France peuvent postuler à ce poste).

 

OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST

 

Sous l'autorité et la supervision directe du Directeur de la Division des Opérations (OPS), le/la titulaire du poste assurera la responsabilité de la gestion d'espace des bureaux et parkings en location situés dans les locaux du Siège de l'UNESCO.

Long Description

Le/la titulaire sera responsable à:

  • Assumer la responsabilité et la gestion des espaces loués dans les locaux de l'Organisation en assurant la conformité avec les principe directeurs d'attribution des espaces au sein du Siège de l'UNESCO.
  • Recevoir et analyser les demandes d'attribution des bureaux et des emplacements de parking émanant des Délégations permanentes, ONG, OIG et agences des Nations Unies.
  • Préparer et rédiger les contrats de location et la correspondance destinée aux usagers. Apporter des propositions sur des modifications ou mises à jour des contrats de location.
  • Contribuer à la préparation des rapports sur la gestion des bâtiments du Siège. Etablir et tenir à jour les plans et documents graphiques relatifs à la gestion d'espaces.
  • Etablir des récapitulatifs financiers mensuels en coordination avec le Bureau de la gestion financière (BFM) concernant les locations. Tenir à jour le suivi financier, analyser l'évolution des arriérés et contribuer à la préparation du budget annuel pour présentation aux organes directeurs.
  • Assister le Directeur OPS en veillant au bon fonctionnement des services dans les bâtiments loués. Organiser, programmer et superviser les travaux demandés.
  • Constituer et suivre les dossiers administratifs relatifs à la gestion des espaces.
  • Préparer les communiqués aux usagers des espaces loués, tenir à jour les plateformes de communication.

 

COMPETENCIES (Core / Managerial)

Accountability (C)
Communication (C)
Innovation (C)
Knowledge sharing and continuous improvement (C)
Planning and organizing (C)
Results focus (C)
Teamwork (C)
Professionalism (C)

-

For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework.

REQUIRED QUALIFICATIONS

 

Formation

  • Enseignement secondaire, technique ou professionnel complété.

 

Expérience professionnelle

  • Minimum de dix (10) années d'expérience dans le domaine de la gestion immobilière/locative, administration des biens ou dans un domaine équivalent.

 

Aptitudes & Compétences

  • Excellentes compétences en communication écrite et orale.
  • Capacité à gérer l'information de façon objective, précise et confidentielle.
  • Capacité à travailler sous pression, avec des délais contraignants, et à gérer plusieurs activités.
  • Capacité à concevoir, à travailler et à exécuter des tâches avec peu de supervision.
  • Capacité à travailler/traiter efficacement et avec tact avec une variété d'intervenants dans un environnement multiculturel.

 

Langues

  •  Excellente connaissance du français et de l'anglais. 

 

DESIRABLE QUALIFICATIONS

 

Formation

  • Enseignement technique (BTS) ou professionnel.
  • Certification/formation dans le domaine de la gestion immobilière/locative, administration des biens ou dans des domaines connexes.

 

Expérience professionnelle

  • Expérience dans un environnement/une organisation/institution internationale.

 

Aptitudes & Compétences

  • Excellentes capacités d'organisation et de coordination.
  • Sens de l'intégrité, réactivité, diplomatie, rigueur et esprit d’équipe.
  • Capacité à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.

 

Langues

  • Connaissance d’une autre langue officielle de l’UNESCO  (arabe, chinois, espagnol ou russe).

 

BENEFITS AND ENTITLEMENTS

UNESCO’s salaries consist of a basic salary and other benefits which may include if applicable: 30 days annual leave, family allowance, medical insurance, pension plan etc.

 

For more information in benefits and entitlements, please consult ICSC website.

SELECTION AND RECRUITMENT PROCESS

Please note that all candidates must complete an on-line application and provide complete and accurate information. To apply, please visit the UNESCO careers website. No modifications can be made to the application submitted.

The evaluation of candidates is based on the criteria in the vacancy notice, and may include tests and/or assessments, as well as a competency-based interview. 

UNESCO uses communication technologies such as video or teleconference, e-mail correspondence, etc. for the assessment and evaluation of candidates.

Please note that only selected candidates will be further contacted and candidates in the final selection step will be subject to reference checks based on the information provided.

Footer

"UNESCO recalls that paramount consideration in the appointment of staff members shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, technical competence and integrity. UNESCO applies a zero-tolerance policy against all forms of harassment. UNESCO is committed to achieving and sustaining equitable and diverse geographical distribution, as well as gender parity among its staff members in all categories and at all grades. Furthermore, UNESCO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Candidates from non- and under-represented Member States are particularly welcome and strongly encouraged to apply. Individuals from minority groups and indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the highest level of confidentiality. Worldwide mobility is required for staff members appointed to international posts."

"UNESCO does not charge a fee at any stage of the recruitment process".