Administrateur finances

OVERVIEW

Post Number : BFM 978

Grade : P-3

Parent Sector : Bureau Of Financial Management (BFM)

Duty Station: Paris

Classification of duty station : [[filter12]]

Standard Duration of Assignement: [[filter13]]

Job Family: Finances

Type of contract : Temporary Appointment

Duration of contract : 1 year

Recruitment open to : Internal and external candidates

Application Deadline (Midnight Paris Time) : 20 JAN 2025

UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism

OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST

Le SEPU, Service d'Epargne et de Prêt du personnel de l'UNESCO, fait partie intégrante de l'UNESCO et est constitué sous forme de fonds de dépôt. Sa mission est d’offrir aux membres du personnel des options d’épargne et de prêts dans un esprit mutualiste. Le SEPU compte environ 3600 membres qui ont la possibilité de détenir un compte d’épargne en euro et en dollar E.U. La Section Epargne s'occupe des ouvertures/ clôtures de comptes d’épargne et des opérations quotidiennes sur ceux-ci.
Sous l'autorité générale du Directeur financier et sous la supervision directe de l'Administrateur général, en conformité avec les directives et instructions du Comité de gestion du SEPU, le titulaire du poste devra effectuer les activités de gestion de trésorerie, d'investissements, être le point focal du projet de mise en place du nouveau système informatique en cours et superviser la Section Epargne (3 personnes supervisées).

Long Description

Le/la titulaire est plus précisément chargé€ des tâches suivantes :

•    Gestion des investissements : Optimiser les soldes de trésorerie et effectuer les investissements en dépôts, comptes à terme et en obligations en euro et en dollar dans le cadre de la politique d’investissement du SEPU et des limites de contrepartie/pays et après consultation de l’Administrateur général. Suivre la performance des portefeuilles obligataires du SEPU sous mandats externes. Mettre à jour les opérations d’investissements et valorisations des portefeuilles régulièrement dans le logiciel de gestion de trésorerie : COUPA, vérifier le paramétrage des nouvelles opérations et vérifier l’exactitude des données indiquées sur les rapports d’investissement.
Participer à la revue de la politique d’investissement et proposer des modifications éventuelles en phase avec le cadre des risques des investissements. Suivre les rendements et les risques (taux d’intérêt, marché, liquidité, risque de crédit) des portefeuilles internes et externes. En collaboration avec l’Administrateur général, structurer les portefeuilles en EUR et en USD. Établir des projections de flux de trésorerie agrégées et ajuster les besoins de liquidités et les positions d’investissement.

•    Superviser et surveiller le traitement des retraits et opérations de change des membres reçus par différents canaux (plateforme web et formulaire papier) et contacter les membres pour vérification quand nécessaire (transactions importantes ou problématiques). Gérer les problèmes liés aux paiements. Rationaliser les processus opérationnels et les contrôles de risque.

•    Supervision des activités de l’Unité « Epargne » : approuver les nouveaux comptes bancaires des membres en fonction des documents pertinents, surveiller et valider les fichiers de paiements dans la plateforme bancaire, assurer la conformité des paiements avec les normes bancaires internationales., assurer le contrôle et la conformité des processus internes de l’Unité et participer à l’examen du registre des risques et à l’évaluation annuelle des risques de l’Unité et prendre l’initiative ou participer à la mise en œuvre des mesures d’atténuation et des améliorations des processus. Effectuer dans les délais requis les tâches administratives de gestion de l'équipe : discussion & fixation des objectifs, entretiens et suivi des performances & demandes de formation. Encourager les meilleures pratiques et le développement des capacités de l’équipe Epargne.

•    Gestion de la trésorerie : Suivre l'évolution des soldes des comptes bancaires et veiller à leurs approvisionnements selon les prévisions des besoins de trésorerie à court terme liés aux opérations des membres et aux flux liés aux investissements. Tenir à jour les prévisions de trésorerie selon la tendance des opérations des dépôts, retraits et conversion. 

Long Description

•    Point focal au SEPU pour toutes les activités liées au logiciel de gestion de trésorerie COUPA : établissement, de rapports personnalisés, tests de paiement (transferts internes, paiements aux contreparties et fournisseurs), coordination des réunions pour la mise en place des interfaces de paiement (ISO20022 XML), de comptabilité et de relevés bancaires (MT940/MT942) dans le nouveau système informatique. Superviser l’élaboration d’un rapport personnalisé pour simplifier les notes aux états financiers.

•    Point focal pour la mise en place en cours du nouveau système informatique du SEPU qui doit gérer les données et opérations des membres et la comptabilité générale. Ceci nécessitera de coordonner les activités entre plusieurs équipes, suivre, faire avancer les différents volets du projet, veiller à la communication efficace entre les différents intervenants et leur implication. Aider activement l’Administrateur général dans la planification et l’exécution du projet afin de s’assurer que les objectifs de mise en œuvre sont atteints (mise en place et intégration, migration des données, tests, certification, formation et déploiement technique). Assurer la coordination de la mise à jour des documents du projet (processus, planification, exigences, stratégie, gouvernance) et du rôle des membres de l’Unité « Epargne ». Aider à l’analyse des problèmes rencontrés/écarts et recommander des voies de résolution. Documenter les interfaces avec différents systèmes et entités et participer à la phase de mise en œuvre, y compris la mise en place et l’intégration.

•    Autres tâches : Signataire sur les paiements du SEPU, représenter le SEPU par délégation sur d'autres tâches telles que signataire des procurations, contrats de prêts dans le cadre des règles et procédures applicables. Assurer le rôle de Secrétaire des réunions du Comité de gestion et de l'Assemblée générale. Participer activement à l'organisation et au suivi des procédures de l'Assemblée générale et sur demande de l'Administrateur général, aux différents groupes de travail décidés ponctuellement par le Comité de gestion, Recueillir et analyser les informations financières et préparer des rapports financiers et économiques pour les inclure dans les rapports destinés au Comité de Gestion etc...

Long Description

COMPETENCIES (Core / Managerial)

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REQUIRED QUALIFICATIONS

Diplôme universitaire de niveau Master en Finance, Comptabilité ou management option gestion financière
Expérience d’au moins 5 ans dans une banque et ou un service trésorerie d'entreprise au niveau international avec une expérience réelle et vérifiable en réalisations d'investissements monétaires et obligataires (front-office)
Connaissances approfondies des règles de fonctionnement des marchés financiers et produits financiers classiques. Bonne connaissance des normes comptables IPSAS ou IFRS applicables aux produits financiers.
Expérience en gestion de flux de trésorerie au quotidien et bonne connaissance de logiciels spécialisés en gestion de trésorerie (TMS) et dans les logiciels de bureautique classique, notamment tableurs et logiciel de présentation de document (ex : Powerpoint).
Excellent niveau dans l’une des deux langues : anglais ou français et bon niveau dans la deuxième langue
Expérience en supervision d’une petite équipe, si possible multiculturelle.

Obtention d'une qualification professionnelle : CFA/FRM/CA/CPA/ACCA ou équivalent.
 

DESIRABLE QUALIFICATIONS

Expérience réelle en gestion d’un projet informatique important
Compétences en VBA, macros pour analyse des données 
 

BENEFITS AND ENTITLEMENTS

SELECTION AND RECRUITMENT PROCESS

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